Az adatbázisok a bibliográfia segítségével a tárgyak bármely osztályát bibliográfiai könyvek, gyűjtemények, áttekintések, folyóiratcikkek metaadataikon , például címén , szerzőjén, kivonatán, tárgyleíróján keresztül tárolják . Ezek a könyvtári katalógusok számítógépesítésének eredményei , és lehetővé teszik a kulcsszavakkal történő keresést , valamint az adatok elemzését ( bibliometria stb.). A WorldCat egy példa egy ilyen adatbázisra.
Bibliográfiai adatbázisokat, pontosabban bibliográfiai hivatkozási adatbázisokat az 1960-as évektől hoztak létre.
Az 1960–70-es években az adatbank kifejezés kiváltságos. Ezután adatbázisokat jelöl ki, amelyek gyakran az akkori bibliográfiai hivatkozások, amelyek "egy meghatározott tudásterületre vonatkoznak, és amelyeket a felhasználók konzultációi számára kínálnak fel". Ez a kifejezés lehetővé tette ezen dokumentumrendszerek megkülönböztetését magától a szoftvertől vagy az adatbázis-kezelő rendszerektől (DBMS).
A bibliográfiai adatbázisok - különösen a 2000-es évek óta - két tengely mentén fejlődtek, amelyek kombinálhatók:
Az itt használt adatbázis kifejezést óvatosan kell érteni. Sokkal inkább adatgyűjtés vagy bibliográfiai nyilvántartás. Ez a látszólag egyszerű szerkezet elrejtheti a bonyolultsági tényezőket.
A rekordok szerkezete lehet viszonylag elemi (egyszerű mezõgyûjtés), bonyolultabb a MARC formátumokkal (vagy megfelel az ISO 2709 szabványnak ), és mostantól bármely struktúra XML-el .
A relációs adatbázisokhoz képest a bonyolultsági tényező abból adódik, hogy lehetetlen befagyasztani az adatok méretét. Szinte az összes mező változó hosszúságú, ismétlődési tényezőkkel nagyon nagyok lehetnek. Például egy szerző neve átlagosan kevesebb, mint 10 karakter, de vannak szerzők, amelyek több mint 100 karakterből állnak. Egy tudományos cikknek átlagosan 2 vagy 3 szerzője van, de megtalálhatók fizika cikkek 500 szerzővel.
Számos bibliográfiai adatbázis tartalmaz információt, amely leírja a tartalmat az index kifejezések vagy kulcsszavak listája segítségével . Ezek a kulcsszavak gyakran olyan terminológiai tárakhoz tartoznak, amelyek természete változó: az ellenőrzött szavak egyszerű felsorolása, osztályozási terv, dokumentációs tezaurusz vagy ontológia .
Az indexelés mellett nagyon sok adat utalhat speciális adattárakra, például folyóiratok vagy tagságok címére.
Végül bizonyos adatbázisok kodifikálják a feldolgozott cikkek bibliográfiájának hivatkozásait is, például a Science Citation Indexet, és ezután a bibliográfiai adatbázis saját adattárává válik.
A bibliográfiai adatbázisokat is a kiválasztott témák szerint határozzák meg. Jelentősen befolyásolhatják a bázis szerkezetét (például az élettudományokban a gének kodifikációja).
Az alapot a lefedettsége, vagy pontosabban az alap elkészítésének módja is meghatározza. Sok esetben (Medline, Pascal) a lefedettséget szisztematikusan elemzett felülvizsgálatok sora határozza meg.