A levéltári fondokat gyakran olyan dokumentumok gyűjteményeként definiálják, amelyeket egy fizikai vagy jogi személy szervesen és automatikusan állít össze funkciói vagy tevékenységei során.
A levéltári gyűjtemény felépítése a gyűjtemények tiszteletben tartásának elvén alapul . Az azt összeállító dokumentumoknak ugyanannak a fizikai vagy jogi személynek kell lenniük. Minden levéltári dokumentumnak két értéke van: információs és bizonyító érték. Ezeket a levéltári dokumentumokat organikus úton állítják elő. Így nem minden dokumentumkészlet archív szeretet.
A levéltári gyűjtemény megfelelő kialakításához a levéltárosnak először a fondok tiszteletben tartásának elvére kell támaszkodnia. Ez szolgál iránymutatásként. Ennek tiszteletben tartásával a levéltáros gondoskodik arról, hogy sikerüljön egy olyan levéltári gyűjteményt alkotnia, amelyet Carol Couture a közösség „alapegységének” nevez. Mert Natalis de Wailly , alap megfelel egy csoportosító dokumentumok tartoznak ugyanazon természetes vagy jogi személy. Azt is meghatározza, hogy ezeknek a dokumentumoknak közvetlenül ettől az entitástól kell származniuk, és nem csak ahhoz kell kapcsolódniuk. Például nem azért, mert egy dokumentum Teréz anyáról beszél, Teréz anya archívumához tartozik. Ezt a dokumentumot neki kellett volna elkészítenie ahhoz, hogy része legyen.
A területiség elve része a pénzeszközök tiszteletben tartásának elvének. Couture és Rousseau szerint a levéltárakat a hozzáférés és a használat megkönnyítése érdekében a lehető legnagyobb mértékben meg kell őrizni ott, ahol előállítják. Ez az elv érvényesül nemzeti szinten (levéltárak cseréje az államok között az utódlás során), regionális szinten (ugyanaz a földrajzi vagy közigazgatási terület) és intézményi szinten (a létrehozásáért felelős intézményen belül).
A keresési segédanyagok ( címtár , leltár , adatbázisok stb.) Osztályozását és felállítását abból a szempontból kell elvégezni, hogy mindig nyilvánvaló legyen az egyes dokumentumokat összekötő szerves kapcsolat az azt létrehozó entitással. A dokumentum akkor keletkezik organikusan, ha azt egy természetes vagy jogi személy, például szervezet, intézmény, magánszemély, család stb. Tevékenysége vagy funkciója során hozzák létre vagy kapják meg.
Couture szerint minden levéltári dokumentumnak két értéke van, amelyek elválaszthatatlanok tőlük, és amelyek lehetővé teszik a levéltári alap megalapozását. Először is, információértékük: minden dokumentum, annak hordozójától vagy jellegétől függetlenül, egyszerűen azért, mert dokumentumként létezik, információkat tartalmaz. Ezután a második értékük a bizonyítás értéke: bármely archív dokumentum tanúja a múltbeli eseményeknek, legyenek azok adminisztratív, jogi, pénzügyi vagy történelmi események.
A nyílt gyűjtemény olyan levéltári gyűjtemény, amely továbbra is új dokumentumokat kap, míg a zárt gyűjtemény olyan levéltári gyűjtemény, amely már nem kap új dokumentumokat, amelyekhez új dokumentumokat már nem állítanak elő. Kivételes esetben a dokumentumok hozzáadhatók a zárt alapokhoz, ha azokat a bezárása után fedezik fel, de a zárt alapok már nem készítenek új dokumentumokat.
Hozzátehetjük, hogy ezeknek a dokumentumoknak az a jellemző, hogy nem publikációk, hanem "munkadokumentumok".
Egy levéltári gyűjteményben minden lehetséges dokumentumtípus megtalálható, függetlenül a következőktől:
Nem minden dokumentumkészlet archív fond: a gyűjtemény nem archív fond. A gyűjtemény olyan dokumentumok gyűjteménye, amelyeket szervetlen módon állítottak össze, vagyis valaki, aki nem hozta létre és nem is kapta meg ezeket a dokumentumokat. A gyűjtemény elemei tehát különböző archívumokból származhatnak. A levéltári gyűjtemény szerves jellegétől eltérően a gyűjteményt csak annak a személynek az önkényessége határozza meg, aki alkotja, és aki meghatározza az elemek kiválasztásának kritériumait; ez utóbbiak között nincs más kapcsolat, mint ez az önkényes kritérium.