A folyamat egymással összefüggő vagy egymással kölcsönhatásban álló tevékenységek összessége, amelyek inputokat használnak a várt eredmény eléréséhez az ISO 9000 : 2015 szerint.
Ezek az elemek vagy tárgyi objektumok (amelyeket a logisztika áramlásként érzékelhet értékelési célokból), vagy információ, vagy mindkettő.
Megjegyzések:
Nem szabad összekeverni a "folyamat" és az "eljárás" (lásd Vállalati eljárás ) lépéseket . Az első a vállalat tevékenységét transzverzális elképzelés szerint írja le ennek a szervezetnek a vonatkozásában, a második pedig a "hogyan kell csinálni" leírást ebben a szervezetben . A folyamat megközelítés lehetővé teszi a különböző tevékenységek közötti interfészek azonosítását és ellenőrzését.
A folyamat-megközelítés használata olyan folyamattérkép kidolgozásához vezethet, amely lehetővé teszi a vállalat reprezentálását a különböző folyamatok közötti kapcsolatokon keresztül (lásd alább: „A folyamat grafikus ábrázolása”.
Általában megkülönböztetünk:
Az operatív folyamatok képviselik a vállalat alapvető üzleti tevékenységét: az előkészítéstől a termékek és szolgáltatások megrendeléséig / kiszállításáig az ügyfelek számára. A támogatási folyamatok az operatív folyamatok végrehajtásához szükséges erőforrások belső rendelkezésre bocsátásának tevékenységét jelentik: ellátás beszerzése, HR, könyvelés stb. A menedzsment folyamatok a belső információk előkészítésének tevékenységét jelentik, amelyek lehetővé teszik a vállalat tevékenységének irányítását. Gyakran különbséget tesznek az operatív irányítás és a stratégiai irányítás között. A mérési folyamatok maguk a folyamatok hatékonyságával foglalkoznak, biztosítva az eredmények és a meghatározott célok közötti eltérések mértékét. Ezeknek a mutatóknak a felhasználása lehetővé teszi a folyamat folyamatos fejlesztését a Deming-kerék szerint . A mérési folyamatok állnak a folyamat optimalizálásának középpontjában .
Ha egy vállalatnál egy (statikus) szervezeten alapulnak a folyamatok , akkor megtervezhetünk egy célszervezetet (például az egyesülést-felvásárlást követő átalakítási művelet részeként) azáltal, hogy az üzleti működési folyamatok modellezésével kezdjük.
Minden folyamat alfolyamatokra vagy fázisokra (vagy lépésekre) bontható.
Két iskola (A és B) elnököl egy lépés lebontása felett. Ezekhez hozzáadódik a folyamat számítógépes látása (C).
Minden lépést tevékenységekre bontunk.
Minden tevékenység meghatározható feladatok gyűjteményeként (bemeneti és kimeneti adatokkal, valamint vezérlő hurokkal). A feladat kisebb részletességű, mint egy tevékenység.
Minden feladat meghatározható műveletek gyűjteményeként. Egy művelet kisebb részletességű, mint egy feladat.
Minden lépés feladatokból áll. Saját adatokat generál, és egyedüli ezeket hozza létre vagy módosítja a teljes információs rendszerben. Saját feladataival és saját adatainak előállításával önálló funkcionális blokkot képvisel.
A BPMN csak két lebontási szintet különböztet meg: alfolyamatot és feladatot , az aktivitás kifejezést általában a lebontás vagy a konszolidáció minden szintjére használják.
Azt mondjuk, hogy egy folyamat akkor kerül kiszervezésre, amikor „elhagyja” a vállalatot, vagyis aktiválja a partnereket vagy az alvállalkozókat.
Azt mondjuk, hogy két folyamat együttműködik, ha információt cserélnek (az első előállítja, a második elfogyasztja).
Az üzleti folyamatot nem szabad összekeverni egy olyan munkafolyammal, amely egy teljesen automatizált folyamat számítógépes fordítása.
Az üzleti folyamatot (vagy a fő folyamatot vagy az üzleti folyamatot) mindig egy esemény kiváltja. Amikor egy üzleti folyamat véget ér, egy vagy több úgynevezett „terminál” eseményt indít el, ami újabb üzleti folyamatot indíthat el.
Egy üzleti folyamatnak üzleti szabályai vannak . Ezek a szabályok jelentik az üzleti folyamat tevékenységeinek végrehajtására vonatkozó döntések forrásait.
A folyamatot 6 paraméter jellemzi:
A folyamat lehet meghatározni egy olyan eljárásban adatlapot , amely dokumentálja a jellemzői a folyamatot, és további információkat szükséges teljes megértéséhez a működését a folyamat, beleértve, ha szükséges, a célok elérését. Bonyolult folyamat esetén hozzáadható egy grafikus ábrázolás, valamint a folyamatok teljes feltérképezése.
Példa a folyamat adatlapján dokumentálandó pontokra:
Vannak szabványok, amelyek a dematerializált folyamatokhoz széles körben használt BPMN-t és az ISO 5807: 85 szabványt képviselik. Abban az esetben, ha nem kívánja használni az ajánlott jelöléseket, szükség lesz egy szimbolikus (alapforma) létrehozására, amely az egyes jellemzőket, döntési ciklust és a leképezés folyamatában létező egyéb eszközöket ábrázolja.
Egy szabály: Gondolj egyszerűen és operatívan; mindenki számára érthető és használható.
Példa egy folyamat ábrázolására: Példa két beágyazott folyamat és egy folyamatos fejlesztési ciklus ábrázolására: Példa a műbe illeszthető termékek kezelésére szolgáló eljárás (és nem folyamat) ábrázolására: