Az elektronikus archiválás jelenti archiválás , hogy a hosszú távú dokumentumok és digitális adatok .
A digitális adatok fenntarthatóságával kapcsolatos kérdések a média költségei és élettartama , de a tartalomhoz való hozzáférés is, a technológiai fejlődés ellenére a régi médiákat elavulttá teszik .
Az elektronikus archiválás azonnal megkezdődik, amikor a dokumentumok elkészülnek, és lehetővé teszi az információt előállító szervezet számára, hogy az egész életciklusuk alatt felhasználja őket. Ez egy olyan folyamat, amely az információkezelés több területét foglalja magában :
Az elektronikus tartalom archiválása az összes olyan intézkedés, eszköz és módszer, amelyet az elektronikus tartalom biztonságos adathordozón történő összegyűjtése, azonosítása, kiválasztása, osztályozása, megőrzése és megsemmisítése érdekében hajtanak végre, és idővel hozzáférhetővé teszik, akár bizonyítékként ( különösen jogi kötelezettségek vagy viták esetén) vagy tájékoztatási célokra. Az archivált tartalom rögzítettnek tekinthető, ezért nem módosítható. Ez különösen az elektronikus ujjlenyomatok, az elektronikus aláírások, a hozzáférés nyomon követhetőségének és sok más eszköz révén történő hitelességének garantálásával lehetséges 3 . Az archiválás időtartama a tartalom értékétől függ, és leggyakrabban közép- vagy hosszú távra vonatkozik. A megőrzés minden eszköz, amelyet archivált elektronikus tartalmak tárolására, biztosítására, fenntartására, helyreállítására, nyomon követésére, továbbítására vagy akár megsemmisítésére alkalmaznak.
Az elektronikus archiválás nem csupán az információk tárolását és megosztását jelenti. A megőrzés mellett garantálja az archivált dokumentumok jogi megengedhetőségét a megőrzésük idejére.
Az elektronikus archiválás egyik szakasza az archiválási rendszerbe ( CAS ) történő belépés . Az archiválási rendszer garantálja a dokumentumok tartósságát, integritását, titkosságát és hozzáférhetőségét.
FenntarthatóságAz archiválási rendszerbe helyezett dokumentumok esetében állandó formátumra kell átalakítani. Ezt az átalakítási műveletet el kell végezni a beágyazott leíró és alkalmazási információk esetében is. Ehhez hozzáadják és figyelembe veszik az összes olyan információt, amely a hozzáférési jogok és / vagy a titoktartás szempontjából képes lesz az archivált dokumentumok előzményeinek megőrzésére.
Először is, az SAE lehetővé teszi az archivált adatok értékének fenntarthatóságát, biztosítva, hogy azok elfogadható bizonyítéknak minősüljenek a bíróságon, és ez az egész megőrzési idő alatt. A megőrzési idő megegyezik azzal, hogy hasznosak legyenek például adminisztratív szinten (legfeljebb százéves időtartam, vagy az örökségértékű vagy állandó megőrzésű adatok esetében az advitam æternam).
SértetlenségAz archivált adatok integritását egyrészt a technológiák, másrészt az infrastruktúra biztosítja, hogy biztosítsák azok olvashatóságát, a tárolt információk stabilitását és az ezen adatokon végzett műveletek nyomon követhetőségét. A dokumentum EIR- be történő feltöltésekor különféle műveleteket hajtanak végre: a leíró és az alkalmazás metaadatainak helyreállítása, az időbélyegzés, a lábnyom számítása, a lezárás, az archívum létrehozása, az azonosító szám kiadása, az ügyfél nyugtázási naplójának kiegészítése stb. .
TitoktartásAz elektronikus archiválásnak biztonságosnak kell lennie. Az archív dokumentumot csak a hozzáférési joggal rendelkező személyek láthatják. Egy titkosítást használunk, hogy leolvassa az adatokat csak az erre felhatalmazott személyek. Mindezt az archivált adatok titkosságának biztosítása érdekében.
Ezenkívül az elektronikus archiválásnak nyomot kell hagynia. Ez a nyom azonosítja a dokumentumban végrehajtott módosításokat, valamint azt, hogy ki hajtotta végre ezeket a módosításokat. Ezenkívül megjelöli a dokumentum létrehozásának dátumát, valamint a módosítások dátumát.
MegközelíthetőségAz elektronikus archiválásnak lehetővé kell tennie az archívumok hozzáférhetőségét. Ez egy olyan elv, amely csatlakozik az egyik levéltári funkcióhoz, a diffúzióhoz. Az archív dokumentumnak hozzáférhetőnek kell lennie ahhoz, hogy felhasználható legyen, és megfeleljen annak a speciális igénynek, amelyre létrehozták. ( Couture, C. et al. ( 1999 ). A kortárs levéltári tudomány funkciói. Sainte-Foy, QC : Presses de l'Université du Québec. ) Ugyanez vonatkozik az elektronikus levéltári dokumentumra is. Amikor a felhasználó információt keres, képesnek kell lennie arra, hogy megtalálja azt a dokumentumot, amelyben az információ található.
A számítógép, a képernyő, a szkenner és a beolvasandó szoftver a szkennelés eszközei.
Használatuk a következő eltérések megtételét jelenti:
Fontos különbséget tenni az archiválás között:
Az archív adathordozók lehetnek mágneses (mágneses szalag), optikai (CD és DVD), magneto-optikai (magneto-optikai lemez) vagy akár elektronikusak (merevlemez, NAS hálózati tárolószerverek ).
2014-ben a leggyakoribb ideiglenes adathordozók a negyedik generációéi (USB kulcsok, SD kártyák, microSD kártyák stb.).
A hozzáférési idő a választás kritériuma, nagyrészt az egyes vállalatok igényeitől függ.
A tárolást a felhasználó igényeinek megfelelően kell figyelembe venni: online (online), halasztott (offline), kissé halasztott (nearline) vagy vegyes.
A rendszerek méretezhetőségének biztosítania kell a kompatibilitást a korábbi rendszerekkel.
Ebben az esetben technológiai elavulásról beszélünk, amely a hardver, a szoftver vagy a fájlformátum típusának elavulására utal. Az elektronikus archiválás fenntartása érdekében lehetőség van az archivált dokumentumok vagy fájlok több másolatának elkészítésére a tárolási technológiák diverzifikálásával.
Hosszú távú számítógépes archívum szempontjából fontos a lehető legnagyobb mértékben biztosítani, hogy az információ független legyen a formátumától: például 20 évig archivált adatok esetén előnyösebb az információt egyszerű szövegként (.txt vagy más formában tárolni). ) helyett natív formátumban, amelyhez a társított program már nem biztos, hogy elérhető, vagy amelynek operációs rendszere már nem fog működni.
A fájlformátumoknak kompatibiliseknek kell lenniük a rendszerek között, különösen az adatok áttelepítése esetén. A fájlformátumok eltűnésének egyik módja a tartós, nyílt hozzáférésű formátumok kiválasztása.
A dokumentumok elektronikus archiválását az alábbiak szabályozzák:
Az alábbi információk nem vonatkoznak teljes mértékben azokra az elektronikus nyilvános archívumokra , amelyekre a nyilvános archiválási szolgáltatásban meghatározott tárolási és letétbe helyezési kötelezettségek vonatkoznak. Ezeket a kötelezettségeket az Örökség Törvénykönyv 2. könyve részletezi .
Számos szabvány ad útmutatást a dokumentumok archiválására, de definíció szerint nem kötelezőek.
Az elektronikus levél archiválása az informatikai osztályoktól érkező különféle igényekre reagál, amelyek a legtöbb aktuális projekt kulcsfontosságú partnerei, de az üzleti osztályok részéről is. Ez általában a vállalatok méretétől és szervezetüktől függ (például projekt módban).
Az e-mailek archiválásának három formáját több mint egy szervezet említi. A szervezetekben manapság leggyakrabban előforduló archiválás "gazdaságos" archiválásnak minősül, és válaszol a kezelési kérdésekre és a költségcsökkentésre, amelyet az elektronikus levelek szüntelen növekedése okoz, ami jelentős tárolási költségeket eredményez, valamint az üzenetküldő szolgáltatások torlódását, a elektronikus levelek, a termelékenység növekedésének kutatása. Az ilyen archiválási projekteket gyakran az informatikai részlegek kezdeményezik, és ez később a szervezet más osztályainak különböző archiválási projektjeihez vezethet. Az archiválás két másik formáját, amelyet a szervezetek jobban figyelembe vesznek, mint amennyit 2009 elején ténylegesen bevetettek, a „szabályozó” és a „bizonyító erejű” archiváláshoz hasonlítják. Elég közel egymáshoz, mégis megkülönbözteti őket az első korlátozott jellege: bizonyos számú törvény és rendelet (például SOX, Basel 2 stb.) Megléte arra kötelezi bizonyos vállalatokat, hogy pontosan azonosított e-maileket és mellékletek (számlák, fizetési bizonylatok stb.) külső ellenőrzés esetén. Az érintett üzleti osztályok (pénzügyi igazgató, HRD, értékesítés stb.) Egyre gyakrabban kérik az ilyen archiválást. A „próbaidősnek” minősített archiválás esetén a szervezet inkább megelőző helyzetbe kerül, és fel akarja helyezni azokat az eszközöket (szoftver, alvállalkozás), amely vita esetén lehetővé teszi számára a dokumentumok (számlák) azonosítását. ), szerződések, bankszámlakivonatok, szabadalmak stb.) nyilvántartásba vételéhez és azok bizonyítékként való felhasználásához. Az ilyen archiválási projektek leggyakrabban jogi osztályok feladata.
2012-ben a döntéshozók 59% -a tartotta szükségesnek a „bizonyító erejű” archiválást.
Tanulmányok azt mutatják, hogy a digitális technológia egyre fontosabb helyet és befolyást kap. Szükségessé válik a struktúrák adaptálása minden típusú dokumentum archiválása érdekében. Ezeknek meg kell felelniük a jogi és szabályozási követelményeknek, vagy peres ügyekben végrehajthatónak kell lenniük.
Megjelenik azonban a kockázat fogalma és a bizonyítékok hiánya az adatok elvesztése és a megőrzési szabályok be nem tartása miatt. Az ilyen eseményeknek súlyos következményei lehetnek adóellenőrzések, perek, stratégiai adatok elvesztése stb. A tét tehát a kockázat költsége, még akkor is, ha a döntéshozók szerint nem tűnik könnyű meghatározni. 2010-ben a megkérdezett francia szervezetek 35% -a nyilatkozott úgy, hogy bizonyító erejű tartalom archiválását gyakorolja. 2012-re 71% -nak kell lenniük.
2013. szeptember 3-án a VITAM (Immateriális értékek továbbítva az archívumba memória számára) program projektcsoportja a koncepció bemutatásának előkészítése részeként közzétette az üzenetküldő archiválásról szóló „ koncepció-igazolást ” (POC). az Információs és Kommunikációs Rendszerek Minisztériumközi Igazgatósága (DISIC) számára.
Nehéz megbecsülni az elektronikus archiválás valós költségeit. Ez a választott megoldástól függően változik. Valójában nem lesz ugyanaz külső vagy belső archiválás esetén, és különböző költségkategóriákat tartalmaz.
Az archiválási folyamat belsőleg megvalósítható. Ehhez egy olyan politika elfogadására van szükség, amelyet "a megőrzési folyamatban egyik vagy másik minőségben részt vevő személyek ismernek és tiszteletben tartanak", és formalizálni kell a különféle korlátozások (megőrzési időszak, elektronikus archiválási módszerek, metaadatok hozzáadása stb.) Tiszteletben tartása érdekében. Például az alapító okirat elfogadása a vállalaton belül.
A szervezet számára azonban nagyon jelentős költségei lehetnek (képzés, számítógépes hardver, szoftver, archiválási idő, a szabványok frissítése stb.). Így sok vállalat szakosodott az archiválásra, és sokféle ajánlatot és megoldást kínál, amelyek lehetővé teszik az elektronikus archívumok gyártói számára, hogy kiszervezzék archiválásukat.
Biztosítanunk kell azonban bizonyos óvintézkedések megtételét a társaság által megkötendő szolgáltatási szerződés megfogalmazásakor, különös tekintettel a következőkre:
Külső szolgáltató igénybevétele lehetővé teheti a szükséges technológiai fejlődés szerződéses előrejelzését és az adatbiztonság garantálását.
Általános ajánlatok a digitális széfek előfizetései, felhasználói licencek egy bizonyos típusú szolgáltatáshoz, vagy a CINES vagy a BNF által kínált mennyiségű adat bérlése .