A dematerializáció az információs média anyagainak (gyakran papír) cseréje egy vállalatnál vagy szervezetnél számítógépes fájlokon és számítógépeken keresztül . Számítógépesítésről vagy digitalizálásról is beszélünk, mivel a papír elektronikával való helyettesítése soha nem teljes (lásd a " Környezetvédelmi szempontok " részt), a "papír nélküli iroda" vagy a " papír nélküli " létrehozása még mindig utópia. Célja a hatékonyság növelése azáltal, hogy lehetővé teszi a belső vagy partnerektől (adminisztrációk, ügyfelek, beszállítók stb.) Által előállított adatok vagy dokumentumok teljesen elektronikus kezelését digitális formátumban vagy belépéskor digitalizált formában . Az új struktúrán kívül és az informatikai eszköz módszeres kihasználása mellett a dematerializációs megközelítés magában foglalja a digitalizálás dimenzióját, vagyis az analóg formában ( papír , film , mikrofilm ) létező információk bármely digitális médiumába történő módszeres átvitelét .
A dematerializációnak, mint a számítógépesítés következményének és kiterjesztésének, megvan a legtöbb előnye és hátránya.
A dematerializáció egyedi és lokalizált kezdeményezésekkel kezdődött, amelyek célja a hagyományos információfeldolgozás anyagi korlátainak csökkentése, különös tekintettel a kommunikációs időkre vagy az információk elérhetőségére . Már 1967- ben egy hajlékonylemez küldése - ráadásul végtelenül sokszorosítható - gyorsabb és olcsóbb lehet, mint száz oldalnyi megfelelő papír küldés . A megszerzett hasznot ezután nagyobb számban keresték, mindig jobban ellátták a szükséges felszereléssel, majd egyre szisztematikusabban és professzionálisabban, addig a pontig, hogy a struktúrák vagy kultúrák számítógépesítésének jellemzőjévé tegyék .
Ennek feltétele a maximális automatizálása adatok feldolgozása , jól megtervezett és jól irányított dematerializációjának lehetővé teszi a termelékenység növelése, akár nehéz számszerűsíteni, és középtávon, hogy növeljék a tevékenységét a régióban, például azáltal, hogy megkönnyítik a megosztásával információkat .
A gyakorlat mélyreható változásához vezet, fokozatosan a vállalat vagy a kollektíva minden szintjén, több szempontból is érdekes, hogy a dematerializáció olyan projekt, amelyet többé-kevésbé formálisan osztanak meg a partnerek csoportjai: így mindegyik profitál a digitális erőforrásokból, az adatok egyszerűségéből cseréje, majd feldolgozása, elkerülve a dokumentumok költséges digitalizálását, amelyek a hagyományos formában maradnak. Ezen okokból kifolyólag a közhatalom felismerheti és támogathatja a gazdasági szereplők dematerializációjával az ágazatban elért termelékenységnövekedést. A nemzeti jogszabályok jelenlegi állapotában továbbra is jogi nehézségek merülnek fel a lehetőségek maradéktalan kiaknázásában: ( a partnerek hitelesítése , aláírásuk stb.).
A dematerializáció előnyeit az elektronikus változat hozzáférhetősége, a művek megőrzése és a kezelés terén fokozatosan egyre fontosabb intézmények használták ki a nyomtatott dokumentumok kezelésében, akár átszervezés árán is. Ezek az intézmények, főként könyvtárak , ebből a szempontból a mindig elérhető és a véletlen eltűnésektől megőrzött immateriális javak létrehozóivá vagy beszállítóivá váltak .
Tágabb szempontból, a kifejezés dematerializációjának nem kielégítő, hogy az elektronikus információhordozók és azok használatáról szükség fogyasztását az anyagi források, azaz a gazdasági szempontból, a nyersanyagok , mint a fémek az elektronikai berendezések . Hasonlóképpen, a dematerializációnak következményei vannak az előállításukhoz és felhasználásukhoz elfogyasztott energia , valamint az elektronikus hulladékkezelés szempontjából .
A dematerializáció tehát annak az állításnak az eredete, hogy az immateriális gazdaságra való áttérés lehetővé tenné a természeti erőforrások megtakarítását és a fenntartható fejlődés célkitűzéseinek teljesítését - vitatott állítás.
A francia mérnök Jean-Marc Jancovici , dematerializációjának a gazdaság nem csökkentené a fogyasztást a források , figyelembe véve, hogy ne távolítsa el az anyagot alátámasztó információkat , hanem azt, hogy csak megváltoztatni. Sőt, még ha a szolgáltatások aránya is növekszik, ez nem azt jelenti, hogy ott alacsonyabb az energiafogyasztás , mint az iparban.
A tanulmány szerint a szűkös fémek által végzett Philippe Bihouix , Benoît de Guillebon, és az Association des centraliens „Az állítólagos dematerializációjára gazdaság nem csökkenti a nyersanyag vagy energia”. Az információs és kommunikációs technológiák fejlődése az 1970-es évek óta a kisfémek és az áramfogyasztás jelentős növekedéséhez vezetett: míg az 1970-es években kevesebb mint húsz fémet használtak, a XXI . Század óta körülbelül 60 fémet.
Philippe Bihouix, az erőforrások végességére és az energia kérdéssel való kölcsönhatására szakosodott mérnök emlékeztet arra, hogy az informatikai és telekommunikációs szektorban nincs semmi virtuális dolog, mint az internetes hálózat: szerverek, reléantennák, terminálok, kiegészítők, tengerentúli száloptikai csomag a kábelek energiát és nyersanyagokat fogyasztanak. A digitális gazdaság környezeti hatása nem jobb, mint a papírgazdaságé.
Az UNEP (2013) és az Öko Institut (2012) tanulmányai a személyi számítógépek összetételéről, rögzített és hordozható, megerősítik ezt a megállapítást. Az IKT-ipar fémek iránti kereslete az 1980-as és a 2010-es évek között megháromszorozódott.
Az Internet fejlesztése minden területen részt vesz a dematerializációs folyamatban, egészen az egyéni fogyasztókig, például a letöltés, amely a videojáték- szektor játékpatronjait vagy CD- jeit váltja fel .
Példák dematerializálásra:
A közeg megváltoztatása a következők használatát foglalja magában:
A beérkező dokumentumok és levelek dematerializálásának két formája fordul elő leggyakrabban a Markess International által vizsgált szervezeteken belül:
A 2012-es év fordulópont a dematerializáció szempontjából Franciaországban . A közbeszerzési eljárások dematerializálásának 2001-ben elindított folyamatának befejező éve az, amely a közbeszerzőt az immateriális cserék elsajátításának korszakába illeti.
A rendszergazdák azóta is 1 st január 2012-esképesnek kell lennie dematerializált számlák fogadására, és ezért felzárkózni európai szomszédaikkal (például Svédország vagy Dánia). A helyi hatóságok azonban még nem kötelesek követni ezt az intézkedést, bár ők képviselik a kezelt területek túlnyomó részét. „Adó nélküli 90 000 eurót meghaladó összegű szerződések esetén az ajánlatkérő nem tagadhatja meg az elektronikus úton továbbított dokumentumok fogadását. A játékszabályok most elkészültek ” .
A francia digitális 2020-as terv előírja, hogy "a papírt végleg el kell hagyni, és minden adminisztratív eljárást dematerializálni kell" .
Konkrétabban az elektronikus számlák tekintetében a 2014. június 26készítsen nagyon pontos menetrendet. Az államnak, a helyi hatóságoknak és közintézményeiknek a számlák kibocsátói csak dematerializált számlákat kötelesek elküldeni:
Ban ben 2019 január, a Jogvédő figyelmezteti a hatóságokat a közszolgáltatások túl gyors és gondatlan dematerializálásával járó kockázatra. Egyesek számára az interneten keresztüli hozzáférés "távolságokat és akadályokat okoz", ez vonatkozik azokra, akiknek nincs számítógépük, vagy akik fehér területen élnek . A Jogvédő „védelmi záradékot” javasol, hogy a felhasználó technikai probléma esetén ne legyen „felelős”.
A digitalizálás , a nyomonkövethetőség és az interoperabilitás , a digitális széf , az elektronikus aláírás , az iratkezelés és az elektronikus archiválás terén a legfontosabb francia vagy nemzetközi szabványok , szabványok vagy tanúsítványok a következők:
Az NF 42-026 szabvány a „hűséges dokumentum-digitalizálási szolgáltatások” meghatározására és specifikációira vonatkozik. Meghatározza azokat a feltételeket, amelyek mellett a dokumentumot digitalizálni kell annak érdekében, hogy egyenértékű legyen a papír és a digitális formátum.
Az NF Service - az NF544 "A dokumentumok hűséges digitalizálása papíron" szabvány igazolja az NF Z42-026 betartását. A tanúsítványt az Afnor állítja ki.
Ez a szabvány az "Információ és dokumentáció - The Dublin Core Metadata Element Set" címet viseli. Minden olyan informatikai alkalmazásra alkalmazható, amely metaadatokat tartalmaz az interoperabilitáshoz és az informatikai erőforrásokhoz való hozzáféréshez ( nyomonkövethetőség , igazolások kezelése , könyvelés , archiválás stb.).
Ez a szabvány a „digitális biztonságos alkatrész (CCFN) funkcionális specifikációit javasolja, amely a digitális információk megőrzését szolgálja olyan körülmények között, amelyek idővel garantálják annak integritását”. A CCFN lehet egy vagy több hardverplatformon működtetett szoftvercsomag, vagy egészében működtetett szoftver- és hardverkészlet.
Az elektronikus aláírások keretrendszere az Európai Elektronikus Azonosítás Hitelesítési és Megbízhatósági Szolgáltatásain vagy a 2014. augusztus 28-i eIDAS-rendeleten alapul, és 2016. július 1-je óta alkalmazandó (az elektronikus azonosításról és a megbízhatósági szolgáltatásokról szóló rendelet).
Az általános biztonsági referenciarendszer (RGS) 2.0-s verziója a miniszterelnök 2014. június 13-i rendeletével váltja fel (a 2010. május 6-i változatot váltja fel). Meghatározza azokat a szabályokat, amelyeket az adminisztrációknak és a közösségeknek be kell tartaniuk az információs rendszerek biztonsága tekintetében, különös tekintettel az elektronikus aláírásokra.
Az ISO 30300 szabványsorozat meghatározza a tevékenységi dokumentumkezelő rendszerek (AMMS) alapelveit. Ismerteti az SGDA-k megvalósítását és működését is.
Az ISO 30300 és az ISO 30301 szabványok 2011-től származnak. 2014-ben a TC46 / SC11 tevékenységi dokumentumok kezelésével foglalkozó szabványügyi albizottság közzétette a deklaratív szabványok sorozatának utolsó pillanatát (egyelőre). Iratkezelés (RM): ISO 30302 szabvány.
Az ISO 15489 továbbra is az iratkezelés referencia-technikai standardja . 2016-ban felülvizsgálták.
Ez a nemzetközi szabvány leírja a levéltári dokumentumok szervezésével és kezelésével kapcsolatos funkcionális és műszaki követelményeket. Célja annak biztosítása, hogy a dokumentumokat „megfelelő módon hozzák létre, archiválják és szervezzék”.
Az NF Z 42-013 szabvány egy francia szabvány (Afnor), amely számos technikai és szervezési intézkedést határoz meg az elektronikus archiválási rendszer (SAE) működtetése körül.
Míg az NF Z 42-013 és az ISO 14641: 2018 szabványok deklaratív szabványok, az NF 461 tanúsítási referenciarendszer azokra a szervezetekre vonatkozik, amelyek SAF-jüket az NF Z 42-013 és megfelelője szerint működőképes állapotban hozták létre és tartják fenn. Az NF 461 - Elektronikus archiválási rendszer tanúsítványt az Afnor Certification állítja ki és igazolja az SAE megfelelőségét.
A 2003 óta bejegyzett és 2012-ben Iso 14721: 2012 néven felülvizsgált OAIS (Open Information Archiving System) szabvány leírja az SAE tervezésének és megvalósításának modelljét, hogy az a digitális fejleményektől függetlenül fenntartható legyen. Ez a szabvány elmagyarázza és leírja az EAS archiválásának és működésének felépítését. Javasolja az EAS fogalmi diagramját.
Az ISO 19005-1 olyan nemzetközi szabvány, amely a PDF / A-1-et (az Adobe System PDF1.4 formátumán alapul) meghatározza, mint egy SAE-be helyezett elektronikus dokumentumok fájlformátumát, amelyet hosszú távon meg kell őrizni.