Az adatok a tudomány , a hatóság (vagy hatóság rekord vagy forma hatóság ) használnak, hogy egyértelműen azonosítani azokat a személyeket vagy más fogalmak, és hogy megkönnyítsék keres a könyvtári katalógusokban.
A hatóság legalább egy megőrzött formából áll, "hiteles", ezért neve az eredeti angol kifejezés, a " hatósági ellenőrzés " mintájára készült .
A hatóságok eredete könyvtári katalógusokra vezethető vissza, először nyomtatott könyvek formájában, majd kártyák formájában (vö. Kártyakatalógusok ). Ebben a két esetben a dokumentumok általában három mutatóval érhetők el: cím, szerző és tárgy. A szerző és a tantárgy külön indexeli azokat a fogalmakat, amelyek többféle nevet is átvehetnek: „Molière / Poquelin, Jean-Baptiste”, „kerékpár / kerékpár” stb. Keresztreferenciákat vezettek be annak érdekében, hogy a szerző vagy a téma összes dokumentuma a felhasználó számára a katalógus fiókjaiban ugyanazon a helyen szerepeljen. Így a "Poquelin" alatt kereső személynek találnia kell egy feljegyzést, amely jelzi, hogy az összes dokumentum a "Molière" alatt található. Ily módon ez megakadályozza a könyvtárat abban, hogy több helyen is lemásolja a bibliográfiai referencia lapokat, ami kezelési problémákat vetne fel - az a tény, hogy három index címe, szerzője és tárgya van, már magában foglalja ugyanazt az információt háromszor megismételni.
A rendszerek számítógépesítésével és a könyvtári kezelő rendszerek (BMS) megjelenésével az 1970-es években ezt a műveletet először azonos módon reprodukálták a virtuális felületeken: egy számítógépes katalógusban a felhasználó meghatározott indexeket lapozhat úgy, hogy csak az első betűket tartalmazó keresést fogalmaz meg ( pl .: "poquelin j"), és tekintse meg az összes személy listáját, feltüntetve a megtartott és elutasított formákat (kereszthivatkozások). A háttérirodában a hatóságokat a könyvtárosok meghatározott iratokon belül irányítják.
Később, a 2000-es években a fejlett keresési funkciókat, beleértve az index szerinti keresést is, az egyetlen keresősáv elve marginalizálta, a Google-modell sikerét követve. Ez elsősorban az információs kutatásokhoz való hozzáférés demokratizálódásával magyarázható - a web demokratizálódásának közvetlen következménye -, valamint a keresőmotorok térnyerésével. A hatóságoknak a könyvtárakban betöltött szerepe tehát változni szokott: a név különböző formáit ahelyett, hogy hivatkozásként mutatnák be a felületen, közvetlenül és automatikusan indexelik a szóban forgó hatósághoz kapcsolódó összes bibliográfiai rekordban. Valójában már nem szükséges először megtalálni a név megfelelő formáját a dokumentumokhoz való hozzáféréshez: bármilyen formát keres, a dokumentumok közvetlenül hozzáférhetők.
A könyvtári referenciamodell 2017-es megjelenésével a hatóság fogalmát teljesen felülvizsgálták az entitás-kapcsolat modell szerint. A személyeket vagy a bibliográfiai nyilvántartásokhoz kapcsolódó egyéb fogalmakat úgy lehet leírni, mint a nyilvántartásban szereplő dokumentumokat (azaz entitásokat), önmagukban, és már nem csak elfogadott és elutasított formanyomtatványokon keresztül. Rengeteg további információt lehet megadni, például egy személy családtagjait. Ezeket az entitásokat mindenekelőtt azonosítók azonosítják. A különböző formák nevek képviselik révén az adott szervezet nomen .
A hatóság különösen a következő elemekből áll:
Néhány hatóság többnyelvű; ebben az esetben tehát nyelvenként lehet választott forma. A katalógusban egy dokumentum esetében mindig megjelenik a szerző vagy a tárgy választott formája. Ez egyedülálló, és különösen lehetővé teszi két homoním megkülönböztetését, életcímek vagy más minősítő hozzáadásával.
A jogosultsági nyilvántartások felhasználhatók emberek, vállalatok, földrajzi nevek, művek, objektumok és fogalmak azonosítására.
A hatóságokat könyvtári katalógusokban , fájlokban, adatbázisokban és információs rendszerekben használják . A művek aprólékos katalogizálása most lehetővé teszi a hatósági nyilvántartások javítását, különösen az ismétlések azonosításával és az érintett könyvtárak, különösen a BnF bejelentésével .
Eredetileg a könyvtárakban használták a hatóságokat az archív anyagok leírásában vagy a digitális jogkezelésben is .