A legtöbb országban egy adminisztratív dokumentumot úgy határoznak meg, hogy "bármilyen információ, bármilyen formában az adminisztráció rendelkezésére áll".
A közigazgatási dokumentumok "egyetemes osztályozásának" különféle rendszereit javasolták, olyan "általános kategóriák alapján, amelyekben a sajátosság és a kizárólagosság növekvő jellemzői lehetővé teszik az adott helyre, adott dokumentumba" illeszkedést " .
2019-ben a közigazgatás és a közigazgatás közötti kapcsolatok kódexének III. Könyvének I., III. És IV. Címében szereplő "közigazgatási dokumentum" fogalmát az L300-2. Cikk tartalmazza: "A közigazgatási dokumentumok a a könyv I., III. és IV. címének dátumától, dátumától, megőrzési helyétől, formájától és közegétől függetlenül, az állam, a helyi hatóságok, valamint az állam által irányított más személyek által közszolgálati feladatuk keretében készített vagy kapott dokumentumok közjog vagy a magánjog hatálya alá tartozó személyek, akiket ilyen küldetéssel bíznak meg. Ezek a dokumentumok különösen fájlok, jelentések, tanulmányok, jelentések, jegyzőkönyvek, statisztikák, utasítások, körlevelek, miniszteri feljegyzések és válaszok, levelezés, vélemények, előrejelzések, forráskódok és döntések. "
Különösen a következő formákat ölthetik:
A cselekmények és dokumentumokat vagy kapott által országgyűlésekhez szabályozza rendelet n o 58-1100 a1958. november 17 parlamenti közgyűlések működésével kapcsolatos.
Elismerhetjük, hogy ez a fogalom minden információt érinthet, függetlenül a médiumtól és annak terjesztési módjától: írásos dokumentumok, hang- vagy képfelvételek, jelentés, tanulmányok, jelentések, jegyzőkönyvek, statisztikák. Előfordulhat, hogy a nyílt adatok ( nyílt adatok ) felé irányuló tendenciák miatt egyes szolgáltatásokat átszervezni kell, mind a levéltári adatgyűjtő közösségek (múzeumok, irattárak) vonatkozásában, amelyek a nagy adatállományok osztályozásával és kezelésével kapcsolatos szakértelmet is magukhoz vonhatják.