Az önkormányzati levéltárak azok a levéltárak , amelyeket a városháza, az önkormányzati szolgálatok és a szolgálat állít elő, és ezeket őrzik, és közlik a nyilvánossággal.
Franciaországban, a községek nagyon különböző méretűek, ugyanolyan változó vidéki jellegűek, a közösségi levéltárak ugyanolyan arányban különböznek az alapok volumenében és változatosságában. A minisztériumi levéltárak hasonlóbb osztályokhoz kapcsolódó lelőhelyei - legalábbis méretüket tekintve - nem mutatnak ilyen eltéréseket.
Az önkormányzati levéltár ezért kijelöli mind a kötegeket, mind a nyilvántartásokat, amelyeket a száznál kevesebb lakosú község kis városházájának néhány polcán vezetnek , valamint a legnagyobb városok által kezelt hatalmas önkormányzati lelőhelyek tartalmát. Így egyszerű tipológiát lehet készíteni az önkormányzat által archívumainak megőrzésére és kezelésére szánt eszközök alapján, különös tekintettel a személyi állományra. Számos településen egyetlen alkalmazottat sem osztanak kizárólag erre a misszióra, csak bizonyos jelentőségű települések fordítják költségvetésük egy részét azáltal, hogy biztosítják azokat a fejlesztéseket vagy építkezéseket, amelyekre a növekvő archívum mennyiség szükséges. A legfontosabb városok az idők folyamán megszerveztek egy meghatározott önkormányzati szolgálatot, amelynek szakszemélyzete képes megfelelni a hatóságok, más önkormányzati szolgálatok és természetesen azoknak az egyéneknek, akik adminisztratív vagy történeti kutatás céljából a levéltárba kívánnak betekinteni.
Kérdés terminológia, Franciaországban az önkormányzati levéltárak tartanak, és kezeli a települési archívumok , és nem a városi levéltár . A XXI . Század elején több mint 600 település rendelkezik önkormányzati levéltárral. Jogos-e ezt az adatot összehasonlítani a 855 városháza-raktár számával, amelyet az intendánsok 1770-ben deklaráltak a tartományokban készített jelentéseikben? Ha igaz, hogy a városoknak vagy inkább a városközösségeknek évszázadok óta kellett kezelniük a címeket, a tanácskozás nyilvántartásait, az adóügyi dokumentumokat és másokat, a nyilvánosság számára nyitott modern szolgáltatások nem nagyon hasonlíthatók ezekhez a tiszteletreméltó betétekhez, de a azonnali adminisztráció.
A 1790 , a folytonosságot az egyházközség és az önkormányzat lehetővé tette a nemzeti átviteli archívumban a forradalom előtt, és megkímélte őket a rombolás és degradáció által tapasztalt számos megyei levéltárak, mint a levéltár a nemzet, amely nem rendelkezik védelmi struktúrákat, amelyek megelőzik a jogalkotási intézmény.
Bizonyos átfedés van az önkormányzati levéltár és a tanszéki levéltár között : vagy azért, mert az utóbbi megőrzi a második példányt, vagy azért, mert az önkormányzati levéltár egy részét különféle okokból áthelyezték a tanszéki levéltárba. Ez általában a kataszterre , a családi állapotra , a választási listákra stb.
Az alkotás, az építészet és az örökség szabadságáról szóló, 2016. július 7-i 2016-925 sz . Törvény 61. és 62. cikke (az úgynevezett "KAP-törvény") lehetőséget ad az önkormányzati levéltárak települések közötti összevonására . Például az 1- st március 2016, Urban közösségi bordói kapcsolódó városok Bordeaux , a Pessac és Bruges átcsoportosítja a levéltárak az Archives Urban Közösség Bordeaux .
A törvény szeptember 20 1792-ben , az anyakönyvekben tartani addig az egyházközség papság bízzák a polgármester, valamint a felelősség a polgári állapotát , amely a törvény állapítja módozatait. A városok polgármesterei felelősek a forradalom előtti levéltárak megőrzéséért is.
Négy évtized telt el anélkül, hogy az önkormányzati levéltár kezelése különösen a kormány jóindulatát váltotta volna ki.
Ezután különféle körlevelek ( 1842. június 16 .; 1857. augusztus 25 .; 1879. november 20. ) adják meg az első utasításokat (a pénzeszközök tiszteletben tartása), hogy végre elérjék az összes francia önkormányzatra érvényes osztályozási keretet .
Az 1884. április 5-i törvény ösztönzi a költségvetés előrejelzését a levéltárak kezelésére. Később az általában túl szegény vidéki közösségeket felkérték, hogy archívumaikat a Tanszéki Levéltárra bízzák.
Az 1924. április 29-i törvény lehetővé teszi a prefektus számára, hogy elrendelje az önkormányzati levéltárak letétbe helyezését a Tanszéki Levéltárban. A rendelet december 31-én, 1926-os , a Ministry of Public Instruction és Képzőművészeti elfogadott rendeletek az önkormányzati levéltárak, kíséri kítaniuk, amely óta változatlan.
A Területi Gyűjtemények Általános Kódexe arra kötelezi az önkormányzatokat, hogy forrásokat és helyiségeket fordítsanak levéltárukra, különös tekintettel azok igazolására a település minden megújításakor. Az örökségi kódex arra kötelezi a 2000 lakosnál kevesebb lakosokat, hogy 150 éven át tartó családi állapotukat a tanszéki levéltárban, a kataszteri iratokban, amelyeket több mint 30 éve nem használnak, és más, 100 évnél régebbi levéltárakban helyezzék el. Ez a kaució más dokumentumok, valamint 2000 lakosnál nagyobb települések esetében is kivethető, ha a természetvédelem nincs megfelelően biztosítva.
Az önkormányzati levéltárak az 1926-os szabályozás által meghatározott osztályozási keretrendszer szerint vannak felsorolva, a tematikus területeket ábécé betűje jelképezi: dupla betű a régi levéltárakhoz, egyetlen betű a modern levéltárakhoz. A modern archív sorozatokat tematikus részsorokra osztják, amelyeket egy szám szimbolizál. A levéltári szám sorozatból vagy alsorozatból áll, amelyet a cikkszám követ.
Az osztályozási keretrendszerhez való alkalmazkodás gyakoriak az önkormányzati levéltárak szolgáltatásaiban: például egy alsorozat világháborúval történő hozzárendelése, a nem szabályozási T sorozat használata a várostervezéssel kapcsolatos ügyek értékeléséhez stb. A Fi osztályt (Documents figurés) , amelyet a minisztériumi levéltár szabályoz, gyakran használják az ikonográfia értékelésére. Végül az önkormányzati levéltárak elfogadták a tanszéki levéltárak „W” minősítési rendszerét annak érdekében, hogy folyamatosan értékeljék a korabeli levéltárak betétjeit.
Régi levéltár (1790 előtt)AA: Az önkormányzat alkotmányos aktusai és politikája, általános levelezés
BB: Önkormányzati igazgatás
CC: Pénzügyek, adók, könyvelés
DD: Kommunális javak, víz és erdők, közmunkák, utak
EE: Katonai ügyek
FF: Igazságügy, eljárások, rendőrség
GG: Istentisztelet, közoktatás, állami segítségnyújtás
HH: Mezőgazdaság, ipar, kereskedelem
II: Különféle dokumentumok
Modern archívumokV: A központi hatalom törvényei és aktusai
B: A tanszéki adminisztráció aktusai
C: Adminisztratív könyvtár
D: Az önkormányzat általános igazgatása
E: Családi állapot
F: Népesség. Szociális gazdaság. Statisztikai.
G: Hozzájárulások. Pénzügyi igazgatás
H: Katonai ügyek
I: Rendőrség. Közegészségügy. Igazságszolgáltatás
K: Választások. Személyzet
L: Az önkormányzat finanszírozza
M: Közösségi épületek. Műemlékek és közintézmények
N: Közösségi tulajdon. Földek. Faipari. Vizek
O: Közmunka. Autópályák. A közlekedési eszközök. Vízrendszer
P: Kultuszok
K: Segítség és előrelátás
V: Közoktatás. Tudományok, levelek és művészetek.
S: Az előző sorozatban nem szereplő darabok.
Kortárs LevéltárW: folyamatos fizetési árajánlat.
Az önkormányzat nagyságától függően vegye fel a kapcsolatot a városházával vagy az önkormányzati levéltárral, ha vannak ilyenek.
Az első alkalommal regisztrációt kérnek személyazonosító okmány bemutatásával. Ez lehetővé teszi statisztikák készítését és a dokumentumok elleni rosszindulatú cselekmények bizonyos megelőzését.
A konzultáció ingyenes. Bizonyos feltételek mellett fénymásolatok vagy fényképek kérhetők a költségek hozzájárulásával. Dokumentum kimenet nem lehetséges.
A dokumentumokat egy pontos szimbólum azonosítása után közlik a különféle könyvtárakban, amelyek bemutatják az egyes megtartott alapok tartalmát.
Különösen a magánélet védelme érdekében a jogszabályok által meghatározott különböző határidők megakadályozhatják a kommunikációt: a nem közölhető említést általában az érintett szimbólum mellett jelzik.
Az önkormányzati levéltárban vagy egyes városházákon mikrofilmeket vagy más adathordozókat állítottak elő, hogy elkerüljék a manipulációt és ezért az eredeti dokumentumok romlását.