A dokumentum egy médium és egy információ (a tartalom) által alkotott halmazra vonatkozik, az utóbbit tartósan rögzítik. Magyarázó, leíró vagy igazoló értéke van. Az emberi gondolkodás anyagi vektora alapvető szerepet játszik a legtöbb kortárs társadalomban, mind adminisztrációik működése, mind ismereteik fejlesztése szempontjából. A korszak tanúja a történész számára, bizonyíték a bíró számára, a dokumentum mindig felveti a valódiságának problémáját, de még inkább azt, amit nyilatkozatától vagy illusztrációjától függetlenül feltár.
A dokumentum három szempontból képzelhető el: formaként, jelként és médiumként. Más szavakkal, lényegességet, jelentést és társadalmi kontextust jelent, amely eldönti állapotát. Meglehetősen tág értelem szerint minden informatív objektum, még a jelek nélkül is , megfelel egy dokumentumnak: ez a helyzet az őskor számára vágott kovakővel, a biológussal pedig egy baktériummal. A kifejezés használata azonban gyakrabban utal szöveget, képeket vagy hangokat tároló kulturális tárgyra. Végül a kommunikáció eszköze, így az eszmék és a hatalom vektora. A digitális dokumentum felborítja a fogalom hagyományos felfogását azáltal, hogy szétválasztja a konténert és a tartalmat.
A dokumentum az információ jellege, az anyagi közeg, az egyeztetés módja és az időszakosság alapján történő tipológia szerint jellemezhető: az információk jellegétől függően a dokumentumok lehetnek szövegesek (írásos dokumentumok: tudományos szöveg, cikk sajtó, jogi szöveg, politikai, irodalmi munka) vagy nem szöveges (hang- vagy ikonográfiai dokumentumok, például rögzített vagy animált képek). Ha a forrás kép és hang (és / vagy írás) kombinációja, akkor audiovizuális vagy multimédiás dokumentumokról beszélünk. Az anyagi közegtől függően, amely lehet papír ( kézírásos , gépírásos , nyomtatott, vizuális), fényképészeti, mágneses (lemez, hangkazetta, videokazetta), optikai (CD és DVD), digitális (internetes forrás). A konzultáció módja szerint (közvetlen vagy közvetett abban az esetben, ha vetítésre vagy olvasásra van szükség az információ megismerésére).
Bármelyik dokumentumot a jelző minimális strukturálása jellemzi , különbséggel az indexek egyszerű egymás melletti elhelyezésével. Robert Escarpit eseményellenesnek minõsíti , mivel létrehozásán túl nyomokat halmoz fel, amelynek jelentése az információk dekontextualizálása ellenére is folytatódik. Azonban ez ugyanaz a dokumentum, amellyel egy eseményt rekonstruálnak vagy elmesélnek. Két elválaszthatatlan kognitív tulajdonságra van szükség: az ötletek memorizálására és szervezésére, a kreativitás és az átadás előtt. A dokumentum strukturáló szerepét par excellence ellenőrzi az írás, amely engedélyezi az e médiumra jellemző logikai felosztásokat és ábrázolásokat (diagramok, tervek). Mindazonáltal egy hangdokumentum már fogalmi többletet hoz a hangfolyékonyságban, a zene és a beszéd megragadásával , megkönnyítve ezzel elemzését. A szubjektív megközelítés különbséget tesz a „dokumentum a hozzárendelés alapján” és a „dokumentum a szándék szerint” között: a dokumentum társadalmilag létrehozott objektum, de az általa nyújtott információ a megfigyelő akaratától függ.
Mivel megőrzi az információkat, még ha hamisak is, a dokumentum a múlt nyomát képezi . Ez a történelemírás alapanyaga . Hatóköre csak az akkori többi dokumentumhoz és annak megvizsgálójának ismeretéhez viszonyítva értékelhető . Ezért nem korlátozódik a hordozott adatokra: a hipotéziseket igazolja vagy érvényteleníti . A történész kérdései úgy építik az ismereteket, hogy elválasztják a feltételezett tényeket a dokumentumok összehasonlításától.
Bizonyos mértékig a dokumentum az archívum része, amelynek segítségével a történész megállapítja a tényeket. A folyamatosság része, hogy beszámoljon egy eseményről. A két fogalom azonban nem fedi egymást az időhöz való eltérő viszonyuk miatt. Sok dokumentum a jelen ügyeit szolgálja, aktuális ismereteket hordoz, véleményvektorként szolgál, miközben az archívum definíció szerint már nem játszik szerepet, amelyre tervezték.
André Tricot , Gilles SAHUT és Julie LEMARIE kifejlesztettek egy funkcionalista megközelítés a dokumentumot, amely alapján a relevanciáját elmélet a Sperber és Wilson. A kognitív pszichológia, valamint az információs és kommunikációs tudományok ezen kutatói így kívánják leírni a dokumentum emberi társadalmakban betöltött funkcióit. A sumér táblagépektől a digitális táblagépekig a dokumentum kettős kommunikációs és memóriafunkciót tölt be . Lehetővé teszi a kommunikációt, miközben csökkenti az idő és a tér kényszerét, és segíti az emberi memóriát. A dokumentum öt emlékfunkciója: a feledés elleni küzdelem; garantálja az ajándéktárgy megbízhatóságát; ismerje el azt, amire az ember nem emlékszik, és / vagy megnevezheti; előre látni a jövőbeli tudásigényeket; a tudás formázása az átadás céljából. A dokumentum kommunikációs funkciói óhatatlanul kérdéseket vetnek fel relevanciájával, az általa nyújtott információk mennyiségével, hitelességével és formátumával kapcsolatban. A dokumentumelmélet alapjául szolgáló általános séma Sperber és Wilson interperszonális kommunikációs modellje . A dokumentum szerzőjének tehát olyan információs és kommunikációs szándéka van, amelyet az olvasónak fel kell ismernie a dokumentum jelentéséhez való hozzáférés érdekében.
Anne Lehmans és Vincent Liquète szerint a dokumentum kommunikációs dimenziója ma elsőbbséget élvez a stabil támogatás funkciójával szemben: olyan térré válik, amelyben állandó párbeszéd alakul ki. Lehetővé teszi egy kollektív kultúra és memória felépítését két különböző világ (az irodák és az építkezések világa, a diákok és a tanárok világa stb.) Kereszteződésében, és különböző gyakorlatok választják el egymástól. hierarchia. A dokumentum terét (digitális vagy nem) stabilizátorként használják a fejlesztésben részt vevő különféle szereplők által hallott és megértett ismeretek és beszédek számára. Ez utóbbiak különböző eszközökkel (annotációk, rajzok, diagramok stb.) Alkalmazzák ezt a teret, lehetővé téve számukra egyrészt a lokalizált kollektív kultúra felépítését (tanteremben, irodai emeleten, társaságban stb.) A szereplők között meghatározottak vagy meghatározhatatlanok, másrészt koherens kollektív beszéd.
Paul Otletet és Suzanne Brietet a szerzők többsége elismeri, hogy elsőként tanulmányozzák a dokumentumelméletet. Paul Otlet, a Dokumentációs Szerződés szerzője 1934-ben tanulmányozta a dokumentumok memóriájához, megőrzéséhez és feldolgozásához kapcsolódó dokumentációt. A dokumentumot egy adott dimenziójú médiumként definiálja, amely szellemi adatokat reprezentáló jeleket tartalmaz, például szöveget, természetes tárgyat, műalkotást stb. Írásai átadják helyüket a dokumentáció elméletének első mérföldköveinek.
Ennek ellenére Suzanne Briet tekinthető a dokumentációs mozgalom alapítójának Franciaországban. Könyvében „ Mi a dokumentáció? », 1951-ben jelent meg, Briet funkcionális és fenomenológiai szempontból kidolgozta a dokumentum definícióját. Azt állítja, hogy a dokumentum tárgyi bizonyíték vagy megnyilvánulás. Kidolgozza az elsődleges dokumentum, amelyet egy konkrét tárgy határoz meg, és a másodlagos dokumentum fogalmát, amelyet szimbolikus jelek határoznak meg. A szakember azt állítja, hogy az objektum funkciója alakítja dokumentummá. Ezt az állítást az antilop példájával igazolja. A szavannában futó antilop nem a dokumentum alapja. Azonban azzá válik, ha tanulmányi tárgygá alakítják át (például ha az antilop fényképét múzeumba helyezik). Így bármely tárgy dokumentummá válhat, azzal a feltétellel, hogy tanulmány tárgya legyen. Ez a Briet által kidolgozott gondolat nagy előrelépést tett lehetővé a dokumentáció elméletében.
A dokumentumok tömeges előállításához harmadlagos források létrehozása szükséges a helyük megkeresésének és a megkeresés megkönnyítése érdekében. A dokumentációs szakemberek, különösen a könyvtárosok és a levéltárosok fokozatosan egységesítették a bibliográfiai iratok megírását annak érdekében, hogy a dokumentumot egyértelmű és szintetikus módon, formális és tematikus dimenziójukban képviseljék. Alkotó IFLA , ISBD és UNIMARC, például a nemzetközi szabványosítási törekvések, hogy egyesítse a munkát a könyvtárosok. A leírás olyan hozzáférési pontokat is tartalmaz, amelyek segítenek megtalálni a dokumentumot, általában szerző, cím és tárgy szerint. A bibliográfiai nyilvántartás nem foglalkozik a dokumentum másolatával, ellentétben a katalógus-nyilvántartással, meghatározva annak helyét.
Közlemények összeállításával, szabványosítva vagy sem, többféle dokumentumtermék készül. A katalógus azonosítja a dokumentációs alapot, ezért a gyűjteménytől függ. A szabványosítás és a számítógépesítés lehetővé teszi a megosztott katalogizálást, mint például a francia Sudoc egyetemi hálózat . A katalogizálás bonyolultsága és nehézsége visszatérő vitát vált ki hasznosságukról. A bibliográfia különféle hivatkozásokat sorol fel egy gyűjteménytől függetlenül, egy kutatási logika szerint vagy szisztematikusan a nemzeti bibliográfiák esetében. Az analitikai index olyan dokumentumokból áll, amelyek röviden összefoglalják a dokumentumot, egy tudásterülethez vagy egy tárgyhoz kapcsolódóan. A levéltári központok olyan kutatási eszközöket (útmutató, leltár) is készítenek , amelyek célja a gyűjtemény globális áttekintése vagy a dokumentumok sorozatának jellemzőinek részletezése.
A dokumentumok kategóriák szerinti csoportosítása javítja a gyűjtemény konzisztenciáját és olvashatóságát. A tantárgyankénti besorolás fogalmi szempontból szervezi az entitásokat, a különbséget a rangsorolással, amely az elemeket a térbe helyezi. Számos kritériumot használnak önmagában vagy kombinálva a kategorizáláshoz: a forma, a potenciális közönség, a tartalom, a dokumentumnak adott érték. A többinél elterjedtebb tematikus osztályozás a dokumentumot a tudás és a kultúra strukturálásában helyezi el, néha enciklopédikus, mint Paul Otlet vagy Melvil Dewey egyetemes tizedes osztályozása esetén . A besorolás soha nem teljesen semleges, és tükrözi a tudás megosztásának preferenciáit, beleértve az enciklopédikus modellt is.
Az indexelés a dokumentum tartalmát is jelzi, nem indexek alapján, a besorolás különbségével, hanem természetes nyelvű szókészlettel, vagy egy előre meghatározott leírók listájával ellenőrizve , egy dokumentumfilm nyelvével kapcsolatban ( dokumentumfilmes tezaurusz , csiszolt osztályozás , tárgycímek (például Rameau ) összeszerelése . Ez a művelet alapvető szerepet játszik az információkeresésben, mert nagyban megkönnyíti a tantárgyankénti keresést. A dokumentumnyelvek előnye a hétköznapi szavakkal szemben, ha figyelembe veszik a hétköznapi nyelv kétértelműségét és poliszémiáját. A keresőmotorokban használt automatikus indexelés azért különbözik az emberi elemzéstől, mert eltávolítja az értelemben vett megközelítést a statisztika javára . Ennek ellenére a szemantikai kapcsolatok és az automatikus nyelvfeldolgozás hozzájárulása megkísérli áthidalni ezt a szakadékot.
Az írásbeli szakértelem szerint vitatott , kérdéses dokumentumról van szó , vagyis arra ítéltetett, hogy ellentmondásos összehasonlításon esjen át egy összehasonlítható (hasonló eredetű), hitelesnek tekinthető dokumentummal.
Az írásbeli szakvélemény szerint hitelesnek tekintett dokumentumról van szó , mivel az igazságügyi hatóság végzésével, bírósági lefoglalással szerezték meg (például: a gyanúsított, esküdt nyomozók szemrevételezésével megállapítja az említett dokumentumot, hasonló kifejezéssel úgynevezett „kérdés” dokumentum), és ezért lehetővé tette a „kérdésnek” nevezett vitatott dokumentum (ok) és saját maga összehasonlítását.
Bizonyos esetekben szükséges lehet, hogy a bíróságok több dokumentummal rendelkezzenek összehasonlítás céljából annak érdekében, hogy szakértelmet szerezzenek egy vagy több "kérdéses", eltérő megjelenésű dokumentumról, vagy ha gyaníthatóan forrásokból származnak. Különféle, és / vagy kérdéses.